Un jeu de mots facile me direz-vous, et pourtant… !
Lorsqu’une entreprise est amenée à sous-traiter une prestation ou à confier la réalisation de cette dernière à une équipe en interne, l’étape du cahier des charges (CDC) est souvent négligée. Ce document est cependant crucial pour le bon déroulement de votre projet ainsi que sa réussite finale. Votre prestataire externe ou l’équipe de collaborateurs mobilisés en interne pour la prestation va en effet se reposer sur lui pour comprendre votre demande, vos besoins, vos enjeux, vos contraintes. S’il constitue une base indispensable notamment lorsque vous lancez un appel d’offres, il représente en outre un référentiel très utile en cas de litige.
Apprenez dans cet article à mieux comprendre son rôle, puis découvrez les différentes étapes de sa conception.
Les enjeux du cahier des charges
Vous l’aurez compris, le cahier des charges regroupe l’ensemble des informations dont un prestataire ou une équipe mobilisée en interne a besoin pour avoir une vision complète de sa mission.
« [Son rôle] est essentiel car c’est le lien factuel et concret qui assure la compréhension entre les parties prenantes du projet”. Laurent Dufour, Fondateur du site leblogdudirigeant.com.
Grâce à lui, vous avez couché noir sur blanc votre projet, vos attentes, et cela n’a sans doute pas été sans mal !
L’exercice vous a permis de clarifier vos idées, d’insister sur tel ou tel enjeu, de reformuler. Car votre objectif premier est de délivrer des informations claires, structurées, et transparentes autant que faire se peut car:
- Pour une prestation externe, le prestataire sélectionné sera davantage à même de vous proposer un devis cohérent. Vous limiterez le risque de mauvaises surprises comme les dépassements budgétaires.
- Pour une prestation réalisée en interne, les collaborateurs pourront anticiper les compétences à mobiliser en fonction de l’avancement du projet, ce qui limitera le non-respect des délais.
- Pour l’un ou l’autre type de prestation (externe ou interne), cela diminuera la part de conflits liés à une mauvaise communication entre les parties.
Un cahier des charges soigneusement réalisé est synonyme de :
- Gain de temps et d’argent : en étant clair dès le début, vous réduisez les aller-retours liés aux questions ainsi que le temps consacré aux précisions de dernière minute et aux demandes d’ajustements.
- Satisfaction du résultat final : quel que soit le niveau de compétences de votre prestataire ou des collaborateurs mobilisés, ils ne sont pas devins. A vous de fournir les clés permettant la livraison d’un travail en adéquation avec vos attentes.
- Respect de votre marque : un cahier de charges permet aussi à votre prestataire de se familiariser avec les valeurs propres à votre entreprise, et de s’imprégner de son identité. Cela lui servira de fil rouge tout au long de votre collaboration.
Rédiger un cahier des charges percutant et efficace
Maintenant que vous avez pris conscience des enjeux qui entourent la réalisation d’un cahier des charges, nous allons vous expliquer comment en maîtriser la conception. Il ne s’agit pas de mettre à l’épreuve vos talents d’écrivain mais de fournir un contenu informatif exhaustif tout en étant concis. Votre document se doit d’être structuré, vos phrases doivent être courtes et les termes choisis avec justesse. Allez toujours à l’essentiel : vos prestataires n’ont pas de temps à perdre avec le superflu.
Pour plus de clarté, n’hésitez pas à insérer des puces, à agrémenter votre CDC avec des images, des tableaux et des graphiques.
Votre document doit impérativement inclure les éléments suivants :
- Présentation générale de votre entreprise (nom, date de création, produits ou services, tarification…).
- Positionnement de votre marque
- Votre proposition de valeur (votre valeur ajoutée).
- Situation de votre marché et de vos concurrents.
- Description de vos cibles.
- Vos objectifs précis pour la prestation demandée.
- Vos délais.
- Vos contraintes techniques (s’il y en a).
- La liste des acteurs mobilisés (externes et internes) et leurs rôles dans le cadre du projet.
- Votre budget.
Vous pouvez ajouter des éléments non-mentionnés ci-dessus s’ils vous paraissent judicieux pour la bonne compréhension du projet. Si vous ne savez pas par où commencer, le site
Cahierdescharges.com fournit des modèles qui peuvent vous servir de bases. N’oubliez pas que ce CDC a aussi une valeur de référentiel contractuel. Dans le cadre du recours à une prestation externe, vous pouvez l’utiliser pour gérer un éventuel conflit ou désaccord avec votre prestataire (mise en demeure pour non-respect du cahier des charges par exemple)
En résumé
Un cahier des charges n’est pas un simple bout de papier simplement destiné à contenir les grandes lignes d’une prestation à venir. Il s’agit d’un document complet qui fait office de pierre angulaire lors du démarrage d’un projet. Le CDC définit vos attentes autant qu’il sert de guide de travail à votre prestataire. Il fluidifie ainsi l’échange d’informations entre le « maître d’ouvrage » et le « maître d’œuvre » afin de garantir la qualité du résultat final. Prenez de bonnes habitudes !
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